自动文件管理:抛弃你的手动文件管理系统

文档控制当我们还小的时候开始上学的时候,我们得到了同样的关于保持我们的活页夹整洁的演讲。

我们都得去当地的办公用品商店,买一些色彩鲜艳的主题分隔器,把每一张纸都放在合适的位置,以良好的状态开始新的一年。

但如果有人在年底看到同样的装订夹,他们会看到一个爆炸的纸篓,取代了曾经整洁的Filofax。

IQMS ERP -文档管理的新方法

就像那些学生时代一样,当任何公司都要面对用手工归档系统管理文件时,同样的混乱也会发生在微小的失误和文件在翻译中丢失的时候。

值得庆幸的是,IQMS ERP这个手动系统有解决方案吗文档控制模块。

迁移到自动文档控制系统

文档控制允许用户审查、批准和跟踪整个文档过程中的所有更改,维护一个公共安全存储库,并确保所有文档在指定的时间框架内完成。

在文档控制中,您只需创建一个库,在其上放置安全性,然后开始添加文档。因为IQMS是一个全面的ERP解决方案(意味着所有的模块从ERP市场经济地位电子商务质量集成),文档控制使用相同的工作流程系统。这允许您建立一个文档流程,类似于在采购订单(PO)审批流程中看到的文档流程。

因此,如果您厌倦了手动管理文件,厌倦了文档在网络上丢失,迁移到使用文档控制的过程是相当轻松的。在为所有不同类别的文档创建库之后,您将希望为每个库分配适当的安全性,并开始计划如何使工作流过程适合您的个人文档风格。

建立文档工作流

建立文档工作流的第一步是确定您想要参与的团队成员。这将包括检查内容的语法和准确性的审阅人员、实际的文档作者和其他所有将从参与编写过程的每个步骤中获益的人。

例如,如果您正在制造一个定制部件,您可能希望工程师参与前两个阶段,以确保所有信息都从他们的各种技术文档翻译成用户友好的版本。然后,您可能不想让他们参与到最后的编辑阶段,在这个阶段,语法、拼写和内容流将被评估。这都可以通过将特定的团队成员(从IQMS ERP中已经设置的员工和用户派生)添加到特定文档流程中的各自步骤来完成。

下一步是确定您希望工作流如何操作。您希望流程的每一步都是按顺序完成的,还是希望所有的东西都一次性开始?同样的问题也适用于特定步骤中的每个人——您是希望每个人同时开始查看文档,还是希望他们一次只编辑一个文档?在文档控制中,您可以选择顺序路由或广播路由。

工作流中的顺序库和元素允许一切都按顺序完成。流程的一部分不能按顺序完成,每个人一次处理一个文档。broadcast选项允许每个人同时查看和编辑文档,而且没有特定的顺序。在更高的级别上,广播通常不会在工作流流程(工作流元素)的每个步骤中使用,因为它可能会导致混淆,而这是您最不希望发生的事情。

文档控制通信

由于每个人都参与了这个过程,所以在文档控制工作流中还增加了交流,这样您就可以接力您的更改,跟踪所有更改的历史,并分享意见。这可以通过为工作流元素的每个成员设置为特定任务的各种检查表项来完成,或者通过提交元素中每个团队成员都可以看到的响应来完成。

工作流结构的另一个好处是,文档不再需要通过电子邮件传递,而是可以附加到工作流中,工作流将自动发送给文档团队的每个成员。

结论:自动文档管理是文档工作流程的未来

人为错误导致团队成员无法进入电子邮件线程或网络安全阻止或允许错误员工访问文档的日子已经一去不复返了。

IQMS ERP文档控制,在快速设置之后,您的手动文件管理系统就变成了一台运行良好的自动文档机器。

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考特尼Schenkl
网站: IQMS

Courtney Schenkl, IQMS自动化专家,是IQMS开发团队不可或缺的一部分。IQMS自动化集团的任务是推动ERP和车间控制的边界,与制造商合作,提供创新的解决方案。